Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией — это профессионал, который отвечает за создание, обработку и хранение документов, а также за организацию процессов, связанных с управлением внутри компании. Его работа включает в себя множество аспектов, направленных на оптимизацию документооборота и повышение эффективности работы организации.

▎Основные обязанности:

1. Документооборот: Организация и управление документооборотом в компании, включая создание, регистрацию, хранение и архивирование документов.

2. Разработка и внедрение стандартов: Создание и внедрение стандартов и регламентов по ведению документации, а также контроль за их соблюдением.

3. Обработка информации: Сбор, анализ и систематизация информации для подготовки отчетов и принятия управленческих решений.

4. Подготовка документов: Подготовка различных видов документов (письма, отчеты, протоколы заседаний, инструкции и т.д.) в соответствии с установленными стандартами.

5. Взаимодействие с подразделениями: Координация работы с другими подразделениями организации для обеспечения эффективного документооборота.

6. Обучение сотрудников: Проведение тренингов и инструктажей по вопросам оформления и работы с документами.

7. Контроль за выполнением задач: Мониторинг выполнения задач и сроков по документам, а также контроль за качеством их исполнения.

8. Анализ и оптимизация процессов: Проведение анализа существующих процессов документооборота и разработка предложений по их оптимизации.

▎Требования к квалификации:

• Образование: Высшее образование в области управления, экономики, юриспруденции или смежных областях.

• Опыт работы: Предпочтителен опыт работы в сфере документооборота, управления или административной поддержки.

• Знания в области законодательства: Знание норм законодательства о документах, архивном деле и правилах ведения документооборота.

• Навыки работы с информационными системами: Умение работать с офисными программами (MS Office) и специализированными программами для документооборота.

• Организационные навыки: Способность эффективно организовывать рабочие процессы и управлять временем.

▎Значение роли:

Специалист по организационному и документационному обеспечению играет важную роль в обеспечении эффективного функционирования организации. Он способствует упрощению процессов, повышению прозрачности и ответственности, а также улучшению взаимодействия между различными подразделениями. Эффективный документооборот позволяет минимизировать риски, связанные с потерей информации, и обеспечивает соблюдение законодательных норм.

Учебная программа:

1. Основы менеджмента организации
2. Основы организация работы помощника руководителя
3. Нормативно-правовая база делопроизводства
4. Организация документирования управленческой деятельности в организации
5. Виды управленческой документациив деятельности организации
6. Организация эффективного документооборота в организации
7. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации
8. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией
9. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения
10. Систематизация документов и организация их хранения
11. Служба документационного обеспечения управления
12. Организация работы с документами по личному составу
Проверка знаний